GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI

A.  Definisi Sistem Informasi (SIM)

Sistem berasal dari kata yunani (sustema) dan bahasa latin (systema) yang mempunyai arti suatu susunan yang teratur dari kegiatan - kegiatan yang saling berkaitan dan susunan prosedur - prosedur yang saling berhubungan, yang melaksanakan dan mempemudah kegiatan-kegiatan utama organisasi atau institusi.

Informasi adalah data yang telah diproses atau diolah sehingga memiliki arti atau manfaat yang berguna.

• Data adalah fakta - fakta, statistik - statistik, atau angka - angka yang dapat menimbulkan informasi.

Manajemen :

• Sebagai Subyek : Manajemen adalah orang atau orang-orang yang melaksanakan kegiatan tersebut.
• Sebagai Proses : Manajemen adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara bersama-sama atau melibatkan orang lain demi mencapai tujuan yang sama.

Sitem Informasi Manajemen (SIM)  adalah jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu sistem (terintegrasi) dengan maksud memberikan informasi (yang bersifat intern dan ekstern) kepada manajemen, sebagai dasar pengambil keputusan.

Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

Unsur-unsur Sistem Informasi :

• Semua sistem informasi mempunyai tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan (input), kemudian memprosesnya dengan melakukan penghitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran dan lain-lain, akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya (output).

• DATA : fakta-fakta atau sesuatu yang dianggap (belum mempunyai arti)

• INFORMASI : data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.

• Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, non-komputer atau kombinasi keduanya.

Manfaat SIM yaitu, mempelajari bahwa nilai dari informasi amatlah berharga, oleh karena itu harus dikelola dengan sebaik-baiknya. Sebagai seorang pengusaha (wirausaha), staf manajemen, atau lebih tingginya sebagai manajer, harus bisa menghargai dan mampu mengelola informasi bagi kemajuan usaha atau perusahaannya.

Tujuan Umum

• Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
• Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
• Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. 
  

 

 B. Sim sebagai Bangunan Piramida 

(Piramida SIM)

Sistem Informasi manajemen dapat digambarkan dalam rupa bangunan piramid.

Lapisan Dasar - Terdiri atas informasi dalam pengolahan transaksi, penjelasan mengenai status dan lain sebagainya.

Lapiran Kedua - Terdiri atas sumber informasi didalam mendukung operasional manajemen sehari hari.

Lapisan Ketiga - Terdiri atas sumber daya sistem informasi dalam membantu sebuah perencanaan taktis serta pengambilan sebuah keputusan dalam pengendalian manajemen.

Lapisan Puncak - Terdiri atas sumber daya informasi yang bertujuan mendukung sebuah perencanaan serta perumusuan suatu kebijakan oleh manajemen puncak.


C.  Model Pengambilan Keputusan SIM
 
Sistem infomasi manajemen merupakan sistem yang menghasilkan informasi bagi proses pengambilan keputusan.

A. Proses Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan adalah proses pemiliham dan beberapa alternatif tindakan untuk mencapai tujuan atau tujuan-tujuan.

Ada empat dari pengambilan keputusan, yaitu:

1. Pemikiran ( Inteligence)

2. Perancangan ( Design)

3. Pemilihan ( Choice)

4. Penerapan ( Implementation)

1. Tahap Pemikiran

Pada tahap ini dilakukan pengamatan terhdap lingkungan, baik secara berkesinambungan atau sesekali. Hal ini meliuti beberapa aktivitas yang vertujuan untuk mengidentifikasi adanya permasalahan-permasalahan atau kesempatan-kesempatan.

Aktivitas-aktivitas tersebut adalah:

1. Menemukan Permasalahan

Tahap pemikiran dimulai dengan identifikasi tjuan dan saaran ari organsisasi. Permsalahan timbuk dari adanya ketidakpuasan terhadap keadaan yang sedang berjalan. Ketidakpuasan tersebut terjadi karena adanya perbedaan antara apa yang diinginkan dan apa yang terjadi atau tidak terjadi. Pada tahap ini usaha yang dilakukan ialah mencari apakah ada permasalahan, mencari besarnya permasalahan dan mengidentifikasi permsalahan tersebut

b. Klasifikasi Permasalahan

Aktivitas ini merupakan konseptualisasi dari masalah dalam usaha untuk mengklasifikasian ke dalam beberapa kategori yang dapat didefinisikan.

i. Penguraian Permasalahan

Banyak permsalahan kompleks yang dapat dibagi menjadi beberapa bagian permasalahan. Dengan memecahkan bagian permasalahan yang paling mudah dapat menolong dalam emmecahkan permasalahan yang kompleks. Pendekatan ini juga membantu komunikasi antar orang-orang yang terkait dengan proses solusi.

ii. Kepentingan Permasalahan

Pada tahap pemikiran penting untuk menentukan pemilik dari permasalahan tersebut.

Tahap pemikiran diakhiri dengan suatu pernyataan permasalahan. Pada waktu itu tahap peracangan dimul

2. Tahap Perancangan

Tahap Perancangan meliputi kegiatan menciptakan, mengembangkan dan menganalisa tindakan-tindakan yang mungkin. Pada tahap ini juga dilakuakn pembuatan, pengujian dan validasi model dari situasi permasalahan tersebut.

Pemodelan adalah kombinasi dari seni dan sains. Beberapa topik dari permodelan yang berhubungan dengan model kuantitatif adalah:

a. Komponen Model

Semua model terdiri dari tiga komponen dasar, yaitu variabel keputusan, variabel yang tidak dapat dikontrol serta parameter-parameter dan variabel-variabel hasil atau keluaran.

b. Stuktur Model Kuantitatif

Model Kuantitatif mempunyai komponen-komponen model yang dihubungkan oleh ekspresi matematis seperti persamaan atau ketidaksamaan.

c. Prinsip-prinsip Pemilihan

Evaluasi dari alternatif-alternatif dan pemilihannya langsung dari tipe kriteria-kriteria yang akan digunakan. Dua prinsip dalam pemilihan ialah normatif dan deskriftif.

Model Normatif

Alternatif yang dipilih ialah yang dapat dibuktikan yang terbaik diantara alternatif-alternatif yang mungkin.

Model Deskriptif

Model deskriptif mendeskripsikan suatu sistem seperti adanya atau akan menjadi apa nantinya.

• Mencari Alternatif-alternatif

Bagian yang signifikan dari proses pemdoelan ialah menciptakan alternatif-alternatif. Hal ini membutuhkan kreatifitas dan proses mencari yang membutuhkan waktu dan biaya.

• Memperkirakan Keluaran dari Masing-masing Alternatif

Untuk mengevaluasi dan memperbandingkan alternatif-alternatif yang telah diperkirakan, perlu untuk meramalkan keluaran-keluaran yang akan dihasilkan ooleh setiap alternatif tersebut.

• Mengukur Hasil ( Tingkat Pencapaian Tujuan)

Nilai suatu alternatif dilihat berdasarkan kemampuannya untuk mencapai tujuan.

• Skenario

Skenario adalah suatu pernyataan tentang asumsi mengenai lingkungan operasi dari sistem tertentu pada waktu tertentu.

c. Tahap Pemilihan

Tahap pemilihan meliputi penarian tindakan-tindakan yang tepat ( diantara tindakan-tindakan yang telah diidentifikasikan pada tahap perancangan) yang akan dapat memecahkan masalah yang sesungguhnya.

Untuk model normatif dapat digunakan pendekatan analitis atau memperbandingkan satu dengan yang lainnya secara mendalam. Untuk model deskriptif dapat digunakan perbandingan alternatif-alternatif dengan jumlah terbatas yang dilakukan baik dengan pendekatan penarian buta (blindly approach) atau dengan pendekatan heuristik.

Pendekatan Pencartian Formal ( Turban)

i. Teknik-teknik Analistik

Teknik-teknik analitis menggunakan formula matematis yang secara langsung dapat menurunkan solusi optimal atau memprediksi hasil tertentu

ii. Algoritma

Teknik-tekniks analitis dapat menggunakan algoritma-algoritma untuk meningkatkan efisiensi dalam proses pencarian alternatif.

iii. Pendekatan Penarian Buta ( Blind Search)

Teknik pencarian buat mengacu pada pendekatan pencarian yang berubah-ubah dan tidak ada panduannya. Ada dua type pencarian buta, yaitu:

– Enumerasi lengkap, yaitu seluruh alternatif dipertimbangkan sampai solusi optimal didapatkan

– Enumerasi tidak lengkap, yaitu penarian parsial, dimana hanya sebagian laternatif saja yang dieprtimbangkan sampai solusi yang cukup baik didapatkan.

–

d. Pendekatan Heuristik

Heuristik ialah aturan-aturan keputisan mengenai bagaimana suatu masalah seharusnya dipecahkan. Heuristik dikembangkan dengan analisis masalah yang padat dan teliti, kadangkala dengan menggunakan metode desain eksperimen.